Bestandsbeheer
Upload en beheer uw organisatiedocumenten met AI-gestuurde zoek- en analysefuncties.
Overzicht
De bestandsbeheerfunctie stelt u in staat om juridische documenten, contracten, beleid en andere bestanden van uw organisatie te uploaden. Eenmaal geüpload worden deze documenten automatisch geïndexeerd en doorzoekbaar via de AI Chat-interface, waardoor u vragen kunt stellen over zowel uw privédocumenten als openbare Nederlandse rechtsbronnen.
Belangrijkste mogelijkheden
- Veilige cloudopslag: Bestanden worden opgeslagen in de privé Google Cloud Storage bucket van uw organisatie
- Automatische AI-indexering: Documenten worden automatisch geïmporteerd in Discovery Engine voor intelligente zoekopdrachten
- Documentoverschrijdend zoeken: Zoek gelijktijdig door al uw geüploade documenten
- Gecombineerd zoeken: Stel vragen die zowel uw privédocumenten als openbare juridische bronnen beslaan
- Toegangscontrole: Machtigingen op organisatieniveau zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde leden toegang hebben tot bestanden
- Bestandsbeheer: Eenvoudig uploaden, downloaden en verwijderen van documenten
Aan de slag
1. Toegang tot bestandsbeheer
Navigeer naar Bestanden via het hoofdnavigatiemenu.
2. Documenten uploaden
U kunt documenten op twee manieren uploaden:
Slepen en neerzetten
- Sleep één of meer bestanden van uw computer
- Zet ze neer in het aangewezen uploadgebied
- Bestanden beginnen automatisch te uploaden
Klik om te bladeren
- Klik op de knop "Bestanden uploaden" of het uploadgebied
- Selecteer bestanden uit uw bestandsbrowser
- Klik op "Openen" om het uploaden te starten
3. Ondersteunde bestandstypen
Het systeem ondersteunt een breed scala aan documentformaten:
- PDF (.pdf) - Aanbevolen voor juridische documenten
- Microsoft Word (.doc, .docx)
- Tekstbestanden (.txt)
- Rich Text (.rtf)
- HTML (.html, .htm)
- Markdown (.md)
Bestandsgroottelimieten:
- Maximum per bestand: 100MB
- Aanbevolen: Onder 50MB voor snellere verwerking
4. Geüploade bestanden bekijken
Na upload verschijnen uw bestanden in de bestandslijst met:
- Bestandsnaam: Originele bestandsnaam
- Grootte: Bestandsgrootte in MB/KB
- Uploaddatum: Wanneer het bestand werd geüpload
- Acties: Download- of verwijderopties
Bestanden gebruiken met AI Chat
Zodra bestanden zijn geüpload en geïndexeerd, kunt u ze doorzoeken via de Chat-interface:
1. Start een chatgesprek
- Navigeer naar Chat
- Maak een nieuw gesprek aan of open een bestaand gesprek
- Selecteer uw gewenste AI-modus (Advocaat of Diepgaand Onderzoek)
2. Stel vragen over uw documenten
De AI zoekt automatisch door:
- De geüploade documenten van uw organisatie
- Openbare Nederlandse rechtsbronnen (overheid.nl, etc.)
Voorbeeldvragen:
- "Wat zijn de ontslagclausules in onze arbeidscontracten?"
- "Vat ons gegevensverwerkingsbeleid samen en vergelijk het met AVG-vereisten"
- "Vind alle verwijzingen naar intellectueel eigendom in onze partnerschapsovereenkomsten"
- "Welke privacyverplichtingen hebben we volgens onze klantcontracten?"
3. Bronverificatie
Wanneer de AI verwijst naar uw geüploade documenten:
- Het antwoord bevat de naam van het bronbestand
- U kunt het originele bestand downloaden vanaf de Bestanden-pagina
- Verifieer altijd kritieke informatie tegen het originele document
Bestandsbeheeroperaties
Bestanden downloaden
- Navigeer naar de Bestanden-pagina
- Vind het bestand dat u wilt downloaden
- Klik op het Download-icoon naast het bestand
- Het bestand wordt gedownload naar de standaardlocatie van uw browser
Bestanden verwijderen
- Navigeer naar de Bestanden-pagina
- Vind het bestand dat u wilt verwijderen
- Klik op het Verwijder-icoon (prullenbak)
- Bevestig het verwijderen in het pop-updialoogvenster
Opmerking: Verwijderde bestanden worden onmiddellijk verwijderd uit opslag en AI-zoekopdrachten. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
Bestand opnieuw uploaden
Als u een document moet bijwerken:
- Verwijder de oude versie
- Upload de nieuwe versie met dezelfde of andere bestandsnaam
- Wacht enkele minuten op herindexering (meestal 2-5 minuten)
Discovery Engine-integratie
Geüploade bestanden worden automatisch geïmporteerd in Google's Discovery Engine, die biedt:
Geavanceerde zoekmogelijkheden
- Semantisch zoeken: Vind documenten op betekenis, niet alleen op trefwoorden
- Meertalige ondersteuning: Zoek in het Engels door Nederlandse documenten
- Contextueel begrip: AI begrijpt juridische terminologie en context
- Relevantie-ranking: Meest relevante documenten verschijnen eerst
Indexeringstijdlijn
- Upload: Onmiddellijk (bestanden onmiddellijk opgeslagen)
- Verwerking: 1-3 minuten (tekstextractie en voorbereiding)
- Indexering: 2-10 minuten (doorzoekbaar via AI)
- Totaal: Ongeveer 5-15 minuten van upload tot doorzoekbaar
U kunt documenten onmiddellijk gebruiken nadat de status "Indexering" als voltooid wordt weergegeven.
Privacy & beveiliging
Gegevensbescherming
- Versleuteld in rust: Alle bestanden zijn versleuteld in Google Cloud Storage
- Versleuteld tijdens verzending: Alle uploads gebruiken TLS-versleuteling
- EU-dataresidentie: Bestanden worden opgeslagen in Europese datacenters
- AVG-conform: Volledige naleving van Europese gegevensbeschermingswetten
Toegangscontrole
- Organisatieniveau: Bestanden behoren tot uw organisatie
- Ledentoegang: Alle organisatieleden kunnen geüploade bestanden bekijken
- Op rol gebaseerd: Toekomstige updates zullen gedetailleerde machtigingscontroles bevatten
- Auditlogboek: Alle bestandsoperaties worden gelogd voor compliance
Gegevensbewaring
- Actieve opslag: Bestanden blijven tot handmatig verwijderd
- Verwijderde bestanden: Permanent verwijderd binnen 24 uur
- Back-upkopieën: Bewaard gedurende 30 dagen in veilige back-upopslag
- Accountsluiting: Alle bestanden verwijderd binnen 30 dagen na accountbeëindiging
Best practices
Documentorganisatie
- Consistente naamgeving: Gebruik duidelijke, beschrijvende bestandsnamen
- Versiebeheer: Neem versienummers of datums op in bestandsnamen (bijv. "Contract_v2_2025.pdf")
- Categorisering: Overweeg het gebruik van voorvoegsels (bijv. "BELEID_", "CONTRACT_", "JURIDISCH_")
- Regelmatige opschoning: Verwijder verouderde of onnodige documenten
Optimale bestandsformaten
- Verkies PDF: Meest betrouwbare tekstextractie
- Vermijd scans: Gebruik OCR vóór het uploaden van gescande documenten
- Op tekst gebaseerd: Zorg ervoor dat documenten doorzoekbare tekst bevatten, niet alleen afbeeldingen
- Schone opmaak: Verwijder onnodige opmaak voor betere indexering
Beveiligingsoverwegingen
- Gevoelige gegevens: Wees bedachtzaam over wat u uploadt
- Redactie: Redigeer vertrouwelijke informatie vóór upload indien nodig
- Regelmatige controle: Controleer periodiek geüploade bestanden
- Toegangsaudit: Monitor wie welke documenten raadpleegt (Enterprise-functie)
Opslagquota
Bestandsopslaglimieten variëren per abonnement:
- Proefversie: 100MB totale opslag
- Professional: 10GB per organisatie
- Business: 100GB per organisatie
- Enterprise: Aangepaste opslaglimieten (tot 1TB+)
Bekijk uw huidige gebruik in Instellingen → Abonnement → Opslag.
Probleemoplossing
Upload mislukt
Veelvoorkomende oorzaken:
- Bestandsgrootte overschrijdt 100MB-limiet
- Niet-ondersteund bestandsformaat
- Netwerkverbinding onderbroken
- Opslagquota overschreden
Oplossingen:
- Controleer bestandsgrootte en -formaat
- Comprimeer grote PDF's vóór upload
- Verifieer stabiele internetverbinding
- Upgrade abonnement als quota overschreden
Bestand niet doorzoekbaar
Als een bestand niet in AI-resultaten verschijnt:
- Wacht 10-15 minuten tot indexering voltooid is
- Controleer of bestand daadwerkelijke tekst bevat (niet alleen afbeeldingen)
- Verifieer dat bestand succesvol geüpload is (controleer Bestanden-pagina)
- Probeer het bestand opnieuw te uploaden
Kan bestand niet verwijderen
Mogelijke redenen:
- Onvoldoende rechten (neem contact op met organisatiebeheerder)
- Bestand wordt momenteel verwerkt (wacht en probeer opnieuw)
- Netwerkfout (controleer verbinding en probeer opnieuw)
Slechte zoekresultaten
Om AI-zoeknauwkeurigheid te verbeteren:
- Gebruik duidelijke, specifieke vragen
- Vermeld documenttype of onderwerp indien bekend
- Neem relevante trefwoorden uit uw documenten op
- Probeer zowel Advocaat- als Diepgaand Onderzoek-modi
- Zorg ervoor dat documenten tekstgebaseerd zijn, geen gescande afbeeldingen
API-toegang (Enterprise)
Enterprise-klanten kunnen bestanden programmatisch beheren via API:
# Een bestand uploaden
POST /api/organizations/{orgId}/files/upload
# Bestanden weergeven
GET /api/organizations/{orgId}/files
# Een bestand downloaden
GET /api/organizations/{orgId}/files/download?name={fileName}
# Een bestand verwijderen
DELETE /api/organizations/{orgId}/files/delete?name={fileName}
Neem contact op met support voor API-documentatie en authenticatiedetails.